Meetings effizienter organisieren

MeetingsSind Ihre Meetings auch Zeit und Nerv tötend? Haben Sie ständig das Gefühl, Ihre Mitarbeiter tauchen regelmäßig in Ihren Meetings ab? Hören nicht zu, sind unkonzentriert, die zu erarbeitenden Ergebnisse der Mitarbeiter haben nicht die Qualität, die Sie sich wünschen und sogar die guten Ideen der Mitarbeiter des letzten Meetings sind schon nicht mehr interessant?

Folgende Tipps helfen Ihnen Ihre Meetingstruktur und Ihre Meetingergebnisse deutlich wirkungsvoller zu gestalten:

1. Überprüfen Sie doch zunächst einmal die Meetingdichte in Ihrem Unternehmen. Finden nicht prinzipiell viel zu viele Meetings statt oder lassen sich Informationen nicht grundsätzlich anders weiterleiten und lassen sich Arbeitskreise nicht doch effizienter gestalten?

2. Überprüfen Sie die Zusammensetzung Ihrer Meetings. Oft werden Meetings seit Jahren nach dem gleichen Prinzip und mit der gleichen Besetzung abgehalten, obwohl sich auch in Ihrem Unternehmen schon viele Dinge und Abläufe verändert haben. Wie groß ist die Anzahl der Teilnehmer? Haben Sie die richtigen Mitglieder für dieses Meeting an Bord? Welche Mitarbeiter sind für diesen Meetingkreis nicht unbedingt von Nöten?

3. Setzen Sie Prioritäten und lassen Sie nur die wichtigsten Sachverhalte im Meeting zu. Entwickeln Sie Möglichkeiten, wie Probleme und Herausforderungen mit C und D Priorität anders innerhalb der Unternehmung gelöst werden können. Dazu brauchen Sie vielfach kein Meeting.

4. Legen Sie eine genaue Tagesordnung fest und verschicken Sie diese rechtzeitig an die Teilnehmer, damit sich diese entsprechend vorbereiten können. Vermeiden Sie immer nur die gleichen Tagesordnungspunkte im Meeting zu besprechen. Wechseln Sie ganz bewusst die Meetinginhalte und setzten Sie auch mit neuen Themen Reize innerhalb Ihrer Mannschaft, somit gestalten Sie Ihre Meetings zugleich interessanter. Diese Aufgabe kann auch ab und an ein Gastredner übernehmen. Warum laden Sie z.B. nicht mal den Geschäftsführer Ihrer Werbeagentur ein, 20 Minuten über ein spannendes Thema zu referieren?

5. Üben Sie Disziplin. Keine langatmigen Monologe. Kurze, knackige Analysen und Mitteilungen. Verkürzen Sie grundsätzlich Dauer Ihrer Meetings. Das übt im Übrigen alle Mitarbeiter, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und schnell auf den Punkt zu kommen.

6. Halten Sie die Meetingergebnisse schriftlich per Protokoll fest. Hiermit lassen sich Aktionen und Aufgaben personell verantwortungsbewusst verteilen und der Verlauf im Nachgang überprüfen. Stellen Sie sicher, dass die verteilten Aufgaben und Aktionen auch realistisch erbracht werden können. Ist dies nicht der Fall, setzen sehr schnell erneute Frustrationswerte ein. Sorgen Sie dafür das die Teilnehmer zeitnah, bestenfalls am folgenden Tag, bereits das Protokoll erhalten.

7. Halten Sie die Meetings zukünftig doch einfach im Stehen ab. Alle Teilnehmer werden erkennen, dass auch diese Maßnahme zu schnelleren und effektiveren Ergebnissen führen wird.

Probieren Sie doch einfach mal den einen oder anderen Tipp aus. Ich bin sicher, Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken und Ihre Ergebnisse werden alle Meetingteilnehmer und auch den Chef zufriedener machen.

 

Ihr
Jürgen Florack
Partner der INtem®-Gruppe

GOVEND
Training | Coaching | Consulting
Eichenstr. 166
41238 Mönchengladbach

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